Erreichbarkeit im Team regeln: Abmachungen, die funktionieren

Am Abend erscheint im Teamchat eine Nachricht der Vorgesetzten. Sie ist nicht dringend, eine Frage zu einem Projekt der kommenden Woche. Eine Antwort wurde nicht verlangt, aber auch nicht ausgeschlossen. Eine Kollegin hat bereits reagiert. Also antwortet man ebenfalls kurz und schaut bei dieser Gelegenheit noch in die Mails.

Szenen wie diese sind in vielen Teams alltäglich. Selten liegt ihnen eine ausdrückliche Erwartung zugrunde. Belastend ist oft gerade, dass niemand weiss, was eigentlich erwartet wird.

Belastung durch Erwartung, nicht erst durch Arbeit

William J. Becker, Liuba Y. Belkin und Kolleginnen untersuchten in drei Studien, veröffentlicht im Journal of Management, welche Wirkung die Erwartung hat, ausserhalb der Arbeitszeit E-Mails im Blick zu behalten. Bereits diese Erwartung, unabhängig vom tatsächlichen Aufwand, war mit mehr Angst, schlechterer Gesundheit und mehr Konflikten in der Partnerschaft verbunden. Die Effekte reichten bis zu den Partnerinnen und Partnern, deren Gesundheit und Beziehungszufriedenheit ebenfalls beeinträchtigt waren. Die Studien wurden in den USA durchgeführt; die Mechanismen dürften sich jedoch auf andere Arbeitskulturen übertragen lassen.

Unklarheit verstärkt diesen Effekt. Wer nicht weiss, was erwartet wird, orientiert sich vorsorglich am höchsten denkbaren Anspruch.

Was ständige Erreichbarkeit grundsätzlich bewirkt, beschreibe ich unter Always on.

Rechtlicher Rahmen in der Schweiz

Das Arbeitsgesetz sieht grundsätzlich eine tägliche Ruhezeit von mindestens elf aufeinanderfolgenden Stunden vor (Art. 15a ArG). Ein ausdrückliches Recht auf Nichterreichbarkeit kennt das Schweizer Recht bisher nicht. Frankreich hat 2017 ein «droit à la déconnexion» eingeführt, das Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtet, Regeln zur Nichterreichbarkeit festzulegen.

Zudem sind Arbeitgeber verpflichtet, die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden zu schützen (Art. 328 OR). Eine dauerhaft unausgesprochene Erwartung an Erreichbarkeit steht dazu in einem Spannungsverhältnis. Für rechtliche Fragen im Einzelfall sind Fachpersonen zuständig. Unabhängig davon können Teams Regeln vereinbaren, bevor sie gesetzlich vorgeschrieben sind.

Abmachungen, die sich bewährt haben

Eine umfangreiche Richtlinie ist dafür nicht nötig. Wirksamer sind wenige, klar formulierte Vereinbarungen, die im Team besprochen werden.

1. Reaktionszeiten pro Kanal festlegen.

Zum Beispiel: E-Mail innerhalb eines Arbeitstags, Chat innerhalb einiger Stunden, Telefon nur bei tatsächlicher Dringlichkeit. Klare Erwartungen machen ständiges Nachschauen überflüssig.

2. Dringlichkeit definieren.

Gemeinsam festhalten, was eine sofortige Reaktion erfordert, etwa ein Systemausfall oder ein Notfall bei einer Kundin, und dass alles andere warten kann.

3. Kernzeiten und Feierabend klären.

Wann sind alle erreichbar, ab wann nicht mehr, und gilt das auch für Führungskräfte? Hilfreich ist eine ausdrückliche Formulierung, etwa: Nach 18 Uhr und am Wochenende wird keine Antwort erwartet.

4. Zeitversetzt senden.

Wer zu ungewöhnlichen Zeiten arbeitet, kann Nachrichten zeitversetzt verschicken. Gerade bei Führungskräften verhindert das, dass ein persönlicher Rhythmus als Erwartung an andere verstanden wird.

5. Konzentrationszeit schützen.

Blöcke ohne Meetings und Chat, kenntlich gemacht durch einen sichtbaren Status. Mehr dazu unter Deep Work und Fokussiert arbeiten.

6. Ferien klar regeln.

Abwesenheitsnotiz mit Stellvertretung, keine Mails während der Ferien und eine eng gefasste Regel, in welchen Fällen eine Kontaktaufnahme gerechtfertigt ist.

7. Regeln vorleben.

Vereinbarungen verlieren ihre Wirkung, wenn Führungskräfte sich selbst nicht daran halten. Verhalten prägt die Kultur stärker als jedes Dokument. Mehr dazu unter Digitale Balance für Führungskräfte und Teams.

Einführung im Team

Bewährt hat sich ein gemeinsamer Prozess: eine Besprechung, in der alle schildern können, was sie belastet, danach einige wenige Regeln, schriftlich und sichtbar festgehalten, und nach drei Monaten eine Überprüfung. Abmachungen sind keine starre Vorschrift, sondern eine Vereinbarung, die angepasst werden kann.

Dabei sind unterschiedliche Bedürfnisse zu berücksichtigen. Für Menschen mit ADHS oder anderen neurodivergenten Profilen ist ständige Erreichbarkeit oft besonders belastend, weil jede Unterbrechung die Aufmerksamkeit vollständig abziehen kann. Eltern, Teilzeitarbeitende oder Mitarbeitende in anderen Zeitzonen brauchen zudem häufig andere Rhythmen.

Wenn E-Mails die Hauptbelastung sind, siehe E-Mail-Stress.

Wenn der Kalender überfüllt ist, siehe Meeting-Overload.

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Häufige Fragen

Muss ich nach Feierabend erreichbar sein?

In der Regel nicht, sofern es nicht ausdrücklich vereinbart ist, etwa im Rahmen eines Pikettdienstes. Das Arbeitsgesetz schreibt eine tägliche Ruhezeit von mindestens elf Stunden vor. Im Zweifel empfiehlt sich ein Gespräch mit der Führungskraft, um die Erwartungen zu klären.

Wie spreche ich das Thema im Team an?

Am besten als offene Frage, nicht als Vorwurf: «Wie wollen wir das handhaben?» Häufig zeigt sich, dass viele dieselbe Unsicherheit haben.

Was, wenn die Vorgesetzte abends Nachrichten schickt?

Das bedeutet nicht zwingend, dass sie eine sofortige Antwort erwartet. Nachfragen schafft Klarheit. Zudem kann man vorschlagen, Nachrichten zeitversetzt zu senden oder zu kennzeichnen, wenn sie bis zum nächsten Arbeitstag warten können.

Bringen solche Regeln tatsächlich etwas?

Die Forschung zeigt, dass bereits die Erwartung ständiger Erreichbarkeit belastet. Klare Regeln beseitigen diese Unsicherheit, vorausgesetzt, sie werden auch von Führungskräften eingehalten.

Quellen: William J. Becker, Liuba Y. Belkin, Samantha A. Conroy & Sarah Tuskey, «Killing Me Softly: Organizational E-mail Monitoring Expectations' Impact on Employee and Significant Other Well-Being», Journal of Management, online 2019. · Bundesgesetz über die Arbeit in Industrie, Gewerbe und Handel (Arbeitsgesetz, ArG), Art. 15a. · Obligationenrecht, Art. 328. · Code du travail (Frankreich), «droit à la déconnexion», in Kraft seit 1. Januar 2017.